Як швидко та без хаосу впровадити HRM-систему в IT-компанії, щоб вже за кілька тижнів отримати вимірюваний результат? У цій статті ми покажемо покроковий процес впровадження HRM-рішення на прикладі Tallenta — платформи, яку можна налаштувати та повністю інтегрувати у ваші бізнес-процеси всього за 4–6 тижнів від старту співпраці.

Ми пройдемо всі етапи — від налаштування організаційної структури та міграції даних до навчання команди та постійної підтримки. Мета проста: щоб HR-команда вже з перших днів роботи в системі відчула, як скорочується ручна робота, зникає хаос у погодженнях і з’являється прозора аналітика процесів.

Чому впровадження HRM-системи критично важливе для IT-компаній

В IT-бізнесі швидкість і точність процесів — це не просто зручність, а конкурентна перевага. Коли команди працюють у різних містах і часових зонах, а HR-процеси ведуться в Excel, чатах та десятках документів, неминуче з’являються помилки, затримки та втрата важливої інформації.

HRM-система централізує всі дані про працівників, автоматизує рутинні завдання та забезпечує прозору комунікацію між HR, менеджерами та командою. Це означає:

• швидший онбординг і менше стресу для новачків;

• автоматизовані погодження відпусток і запитів;

• регулярний, а не “раз на рік” performance review;

• єдине джерело цілісної інформації про команду.

Для IT-компаній це не просто інструмент для HR, а платформа, що підтримує масштабування бізнесу, зменшує адміністративне навантаження і допомагає зберігати якість процесів навіть у періоди швидкого зростання.

Етапи впровадження HRM-системи (на прикладі Tallenta)

Впровадження HRM-системи — це не “поставити софт і забути”. Це чітко спланований процес, де важливий баланс між швидкістю запуску, глибиною налаштувань і комфортом команди. На прикладі впровадження HRM-платформи Tallenta покажемо, як ми проводимо клієнтів від першої зустрічі до стабільної роботи з новою системою — всього за 4–6 тижнів.

Етап 1: Початок партнерства

Перший етап — глибинний аналіз HR-процесів компанії: що працює ефективно, що забирає найбільше часу, де виникають збої та які завдання потребують автоматизації HR в першу чергу.

Визначаємо спільні цілі, KPI та очікувані результати впровадження — щоб одразу фокусуватися на бізнес-цінності, а не просто “запустити систему”.

Етап 2: Налаштування системи під потреби компанії

Далі переходимо до кастомізації платформи під реальні процеси бізнесу. На цьому етапі ми:

• Будуємо організаційну структуру та налаштовуємо права доступу для кожної посади.

• Додаємо індивідуальні поля та вкладки в профілях співробітників — від окремої вкладки для зберігання сертифікатів до кастомного поля з розміром футболки.

• Конфігуруємо політики відсутностей і календарі під конкретні команди або країни.

• Налаштовуємо верхнє меню, довідники, шаблони документів і опитувань — щоб усе потрібне було під рукою.

• Створюємо індивідуальні сценарії бізнес-процесів із чіткими кроками, відповідальними, автоматичними задачами та сповіщеннями: онбординг/офбординг, єдине вікно звернень, запити техніки, відшкодувань та інші процеси, важливі для бізнесу.

Інтеграція проєктного модуля:

• Створюємо профілі клієнтів і додаємо юридичні особи компанії.

• Налаштовуємо карти ставок і прив’язуємо людей до проєктів, клієнтів і ставок.

• Інтегруємо систему з Jira та іншими робочими інструментами для автоматизації проєктного менеджменту.

💡 Важливо: усі ці налаштування робляться без кодування (no-code). Це означає, що HR-команда може сама змінювати сценарії, додавати нові або оновлювати існуючі процеси без допомоги розробників. Система залишається гнучкою та готовою до змін бізнесу навіть після впровадження.

Етап 3: Міграція даних

Щоб HRM-система запрацювала без збоїв із першого дня, важливо коректно перенести всі актуальні дані з поточних інструментів. На цьому етапі ми:

• Імпортуємо профілі всіх працівників із ключовою інформацією — від контактних даних до посад і ролей у проєктах.

• Переносимо актуальні баланси відпусток та інших типів відсутностей, щоб нова система одразу показувала правильні залишки.

• При впровадження модуля для проєктного менеджменту додаємо дані про клієнтів та партнерів.

Етап 4: Запуск і підтримка

Коли система налаштована та дані перенесені, переходимо до фінального, але не менш важливого етапу — запуску та постійної підтримки.

Навчання ролей

Ми проводимо короткі, але максимально прикладні сесії для кожної ролі:

• HR-менеджери — контроль завантаженості та планування ресурсів, робота з онбордингом і відсутностями.

• Project Manager’и — формування звітів, планування завдань і виставлення інвойсів.

• Бухгалтери — налаштування зарплатних конфігурацій.

Пілот і адаптація

Стартуємо з пілотного запуску, збираємо фідбек від команди та одразу вносимо корекції. Це дозволяє швидко підлаштувати систему під реальні робочі сценарії.

Постійна підтримка

• Оперативно закриваємо технічні питання та допомагаємо вирішувати проблеми у процесі роботи.

• Регулярно оновлюємо систему: усуваємо баги, додаємо новий функціонал і підказуємо, як використовувати нові можливості.

• Проводимо періодичні knowledge update-сесії для користувачів.

• Розвиваємо продукт, спираючись на зворотний зв’язок від вас.

💡 У Tallenta підтримка не закінчується на запуску — ми залишаємося технічним та бізнес-партнером для наших клієнтів, щоб HR-процеси працювали швидко, прозоро й без зайвого стресу.

Типові помилки при впровадженні HRM-систем і як їх уникнути

Навіть найкраща HRM-система може не дати очікуваного результату, якщо впровадження піде не тим шляхом. Ось кілька поширених помилок, яких варто уникати:

№ 1: Автоматизація всього одразу: Спроба запустити всі процеси в перший день призводить до хаосу. Краще стартувати з 1–2 ключових сценаріїв і поступово масштабуватися.

№ 2: Ігнорування фідбеку команди: Якщо HR та менеджери не відчують реальної користі від системи, вони просто не будуть нею користуватися. Регулярно збирайте відгуки й адаптуйте налаштування.

№ 3: Недооцінка етапу навчання: Пропустити тренінг — означає втратити частину функціоналу. Навчання має бути прикладним і прив’язаним до реальних робочих сценаріїв.

№ 4: Відсутність чітких KPI впровадження: Якщо не вимірювати результат, важко зрозуміти, чи виправдані витрати часу та ресурсів. KPI варто визначати ще на старті.

💡 Порада від Tallenta: впровадження — це спільний процес. Чим більше команда залучена з першого дня, тим швидше HRM-система стане частиною щоденної роботи, а не черговим “мертвим” інструментом.

Чому Tallenta — це не просто HRM-система, а команда, яка впроваджує зміни разом із вами

Tallenta — це не просто HRM-платформа, а команда, яка допомагає IT-компаніям автоматизувати HR-процеси та побудувати ефективне управління персоналом. Ми впроваджуємо HRM-систему швидко — за 4–6 тижнів від першої онлайн-зустрічі — і налаштовуємо її під реальні бізнес-процеси: від онбордингу та leave management до performance review, KPI та OKR.

Ми розуміємо виклики HR у аутсорсингових і мультиофісних IT-командах, тому налаштовуємо HRM-систему так, щоб вона працювала без кодування, а зміни могли вносити самі HR-менеджери. Це економить час, знижує операційні витрати та підвищує продуктивність команди. А головне — ми залишаємося з вами після запуску: підтримуємо, оновлюємо, допомагаємо адаптувати процеси під нові виклики бізнесу.

💡 Готові побачити, як це працює на практиці?
Запрошуємо вас на безкоштовний інтро-дзвінок з нашою командою, де ми разом проаналізуємо ваші HR-процеси та покажемо, як Tallenta допоможе зробити їх ефективними, прозорими й контрольованими. [Записатись на демо-дзвінок]