У сучасному бізнесі ефективний HR-менеджмент стає ключем до зростання продуктивності та прибутковості. HRM-системи не лише оптимізують кадрові процеси, але й створюють умови для високої залученості співробітників – за даними досліджень провідної HR-платформи AIHR, ті, хто пройшов добре організований онбординг, є до 2.6 разів більш задоволеними своєю роботою, а їх ефективність зростає у 2.5 рази, безпосередньо впливаючи на дохід компанії.

Що таке HRM-система?

HRM-система (англ. Human Resource Management system, система управління персоналом) — це інструмент, розроблений під задачі HR-команд для автоматизації та спрощення управління персоналом і внутрішніх процесів компанії, пов’язаних із командою.

Кому вона потрібна і чому?

HRM-система поєднує всі ключові функції HR-менеджменту в єдину платформу, дозволяючи керівникам, HR-фахівцям і фінансовим командам ефективно взаємодіяти та управляти персоналом протягом їхнього життєвого циклу в компанії.

• Для C-Level — це стратегічний огляд ефективності команд, швидкий доступ до ключових даних та можливість приймати зважені управлінські рішення.

• Для HR-менеджерів — автоматизація рутинних задач, централізоване зберігання даних і фокус на розвиток команди.

• Для фінансових команд — точність у командних розрахунках.

Окрім того, що Tallenta HRM є надзвичайно гнучкою у налаштуванні — система підлаштовується під потреби бізнесу, а не навпаки — вона також є потужним інструментом для роботи з проєктами: повноцінне рішення для Project Manager’ів для управління командною завантаженістю, інвойсами, проєктами та всіма етапами взаємодії з клієнтами в єдиній системі.

Які задачі вирішує HRM-система?

Сучасна HRM-платформа охоплює весь цикл управління персоналом — від найму до розвитку та аналітики. Зокрема, вона дозволяє:

• зберігати та актуалізувати дані працівників у централізованому профілі;

• автоматизувати процеси рекрутингу та онбордингу;

• керувати відпустками та іншими видами відсутностей;

• налаштовувати performance review, відстежувати цілі та KPI;

• вести кадрову документацію без зайвих таблиць і листів;

• підтримувати навчання, розвиток і внутрішню мобільність персоналу;

• збирати аналітику та формувати HR-звіти для прийняття рішень.

Таким чином, подібне рішення стає критично важливим інструментом для сучасних компаній будь-якого розміру, які прагнуть побудувати ефективні, продуктивні й згуртовані команди.

Навіщо бізнесу HRM-система?

1. Автоматизація бізнес-процесів та зменшення витрат

HRM-система дозволяє автоматизувати рутинні кадрові процеси — онбординг, ведення документації, затвердження відпусток, запити від співробітників, оформлення зарплат і звітності — що знижує ризики помилок, економить час і дозволяє HR-команді зосередитися на стратегічних завданнях. 

Автоматизація працює через налаштування чітких бізнес-флоу: для кожного процесу задається послідовність дій, автоматично призначаються відповідальні особи, створюються задачі з дедлайнами та сповіщеннями, а всі дії фіксуються системою — що забезпечує прозорість, контроль і узгодженість процесів без потреби в ручному втручанні.

2. Зростання ефективності команд

Завдяки регулярній оцінці продуктивності працівників (Performance Management), моніторингу KPI та автоматизованій системі збору зворотного зв’язку, керівники отримують глибокий аналіз ефективності команд і окремих співробітників. 

Опитування створюються під різні потреби: регулярні review-сесії, peer-to-peer фідбек, ENPS чи опитування задоволеності після проєктів. Система дозволяє налаштовувати запитання, періодичність, а також автоматично надсилати запрошення до участі, фіксувати відповіді та формувати аналітичні звіти. Це забезпечує прозору картину динаміки команди та дозволяє своєчасно ухвалювати управлінські рішення щодо розвитку або оптимізації процесів.

3. Формування сильної корпоративної культури

Цифрові HR-рішення створені не лише для досягнення бізнес-цілей та ефективної роботи HR-менеджерів, але й для зручності працівників і покращення їхнього досвіду в компанії.У поєднанні з продуманими корпоративними політиками такі системи сприяють формуванню сильної корпоративної культури: завдяки прозорій комунікації, регулярному зворотному зв’язку, оцінці результатів, чітким процесам, зрозумілому плану розвитку, швидкому доступу до важливих документів і політик компанії. Це підтримує здорову атмосферу в команді, знижує рівень плинності кадрів і підвищує привабливість компанії для талантів.

4. Прозора структура й безпечне управління HR-даними

Централізована HRM-система забезпечує чітке відображення організаційної структури, ролей і відповідальностей працівників, що сприяє кращій міжкомандній взаємодії та пришвидшує прийняття управлінських рішень. Одночасно централізоване зберігання HR-даних знижує ризики втрати або дублювання інформації, підвищує рівень захисту персональних даних відповідно до вимог законодавства та гарантує швидкий доступ до всієї кадрової інформації в одному місці. Це створює прозору систему управління людьми, що працює на ефективність та довіру в компанії.

Як обрати HRM-систему для свого бізнесу?

Вибір HRM-системи — це стратегічне рішення, яке впливає на всі HR-процеси та якість взаємодії в команді. Перш ніж інвестувати в систему, варто чітко оцінити потреби саме вашого бізнесу: кількість працівників, бюджет, галузеву специфіку та особливості командної роботи.

Наприклад, якщо ви працюєте в ІТ-аутсорсинговій або аутстафінговій компанії, важливо обирати рішення, яке вже має кейси з цієї сфери та передбачає фічі, адаптовані до гнучких командних структур, проєктного підходу та високої динаміки завантаження працівників.

Таким рішенням у цьому випадку може стати Tallenta — HRM & PM платформа, розроблена спеціально під потреби IT-аутсорс компаній, з урахуванням проєктної моделі роботи, гнучких ролей і автоматизації бізнес-процесів.

Ключові критерії вибору HRM-системи

Щоб інвестиція в цифрове рішення справді працювала на розвиток вашої компанії, важливо оцінити не лише базовий функціонал, а й гнучкість, зручність і можливість масштабування. Ось основні критерії, які варто врахувати:

• Функціональність
  Чи покриває система ваші ключові потреби: від рекрутингу, онбордингу та управління відсутностями — до performance review, зберігання даних, аналітики та компенсацій.

• Гнучкість та адаптивність
  Наскільки легко систему можна адаптувати під внутрішні політики та потреби компанії? Чи можна змінювати ролі, флоу-процеси, шаблони документів без участі розробників?

• Легкість інтеграції
  Чи підтримує система інтеграції з іншими вашими інструментами — Google Calendar, бухгалтерськими системами, CRM тощо?

• Зручність інтерфейсу
  Інтуїтивний UX і простий onboarding для команди зменшують опір впровадженню та підвищують ефективність користування системою.

• Масштабованість
  Система має зростати разом з вами. Якщо ви зараз компанія зі 30 працівниками, але плануєте масштабування — перевірте, чи система здатна підтримувати більші команди, декілька офісів, міжнародні структури.

Хочете побачити, як це працює?

Якщо ви ще не обрали HRM-систему, яка відповідатиме вашим бізнес-потребам, — саме час це змінити. Запрошуємо вас на коротку 30-хвилинну демо-сесію Tallenta, де ми покажемо, як система допоможе автоматизувати HR-процеси, підвищити ефективність команди та створити єдине прозоре середовище для зростання бізнесу.

Забронюйте демо на tallenta.com — і переконайтесь у перевагах самі.