HR-процеси в ІТ-компаніях стрімко ускладнюються: віддалені формати, мультиофісні команди, висока ротація фахівців, постійне масштабування. У таких умовах ручне керування онбордингом, відпустками, запитами та performance review — це не просто неефективно, а небезпечно для стабільності бізнесу.

За даними McKinsey, автоматизація ручних і повторюваних HR-процесів дозволяє знизити операційні витрати на 30–60 %. А згідно з Gartner, компанії, які впровадили сучасні системи performance management, уже протягом перших шести місяців отримують 20–40 % зростання продуктивності команд.

Це не просто про оптимізацію. Це — про реальні цифри, які впливають на стратегію та прибуток.

Компанії, які впроваджують HR-автоматизацію першими, виграють одразу на кількох рівнях: зменшують кількість помилок, підвищують швидкість реагування, покращують досвід працівників і вивільняють час команди для справді важливих задач.

Які HR-процеси варто автоматизувати першими

Автоматизація HR-процесів не обов’язково має одразу починатися з масштабної трансформації — важливо правильно обрати стартову точку. Далі в статті поговоримо про те, як покроково впровадити HR-автоматизацію. Найкращий підхід — почати з тих процесів, які забирають найбільше часу, викликають постійні збої або гальмують роботу всієї команди. Це не лише швидкий ROI, а й можливість показати іншим командам усередині компанії: “автоматизація — це не складно, а ефективно”. Далі розповідаємо, з чого саме рекомендуємо почати.

Процес №1: Онбординг

Онбординг — це перший крок до побудови довгострокових відносин між працівником і компанією. Його головна мета — допомогти новому співробітнику швидко адаптуватися, зрозуміти культуру, структуру компанії та очікування, а також розпочати роботу з відчуттям підтримки, а не тривоги. Правильно вибудований процес онбордингу зменшує ймовірність звільнення у перші місяці, підвищує рівень залученості та скорочує час до виходу на повну ефективність.

За даними BambooHR, 88% співробітників вважають, що якісний онбординг допомагає сформувати позитивне враження про компанію, а 69% працівників із хорошим досвідом онбордингу з більшою ймовірністю залишаться в компанії на 3 роки й більше.

Все починається з попередньої підготовки

Адаптація стартує ще до першого робочого дня. Компанія надсилає welcome-лист із чітким графіком, контактами відповідальних осіб і корисними матеріалами. Одночасно відбувається підписання документів — контракту, політик, NDA. HR-команда готує робоче місце або техніку, організовує логістику, надає доступи до систем.

Менеджер формує персональний план адаптації: з етапами, дедлайнами та очікуваннями. Команду завчасно інформують про новачка: хто ця людина, до якого проєкту долучиться, хто буде ментором.

Якщо цей етап організований грамотно, новий працівник входить у компанію з відчуттям впевненості та підтримки, а не розгубленості.

Перші тижні онбордингу

Перші тижні — це період інтенсивного занурення, формування перших вражень і перевірки очікувань. У перший день новачок знайомиться з командою, проходить зустріч з HR і ментором, дізнається про структуру компанії, цінності, ключові процеси та отримує всі доступи.

Дуже важливо, щоб у ці дні був чіткий онбординг-план: хто проводить зустрічі, коли і про що говорять, які інструкції потрібно пройти, до яких систем увійти, з ким і коли взаємодіяти. Усе це значно зменшує стрес і дозволяє людині швидше включитися в роботу.

Регулярна підтримка новачка

Онбординг — це не одноразова зустріч, а постійна взаємодія. У перші тижні важливо проводити 1:1 зустрічі з ментором або менеджером, відповідати на запитання, надавати фідбек і роз’яснення. Добре працюють формати коротких check-in на 7-й, 14-й, 30-й день. Це допомагає не лише виявити проблеми, а й посилити залученість.

Як це працює в Tallenta

У системі Tallenta усі етапи онбордингу автоматизовані за допомогою конструктора бізнес-процесів — гнучкого інструменту, який дозволяє створювати як типові, так і кастомні сценарії адаптації. HR-менеджер може налаштувати логіку онбордингу залежно від ролі, локації, визначити відповідальних за кожен етап, додати автоматичні сповіщення, дедлайни, шаблони задач і документацію. Сценарій можна запускати повторно або копіювати — наприклад, адаптацію для дизайнерів з київського офісу чи інженерів з польської команди. Увесь процес запускається буквально за кілька хвилин без жодного рядка коду.

Процес №2: Управління відсутностями (Leave Management)

В IT-компаніях, де команди працюють у різних локаціях і часових зонах, питання обліку відпусток, лікарняних і day-off стає справжнім викликом. Особливо для аутсорсингових компаній, де одночасно працюють десятки проєктів і зміна одного члена команди може вплинути на delivery цілої задачі.

Якщо процес залишився на рівні Excel або ручного погодження в месенджерах — це втрата часу, ризик помилок, дублювання запитів та непрозорість.

Саме тому автоматизація leave management — це не розкіш, а реальна необхідність для стабільної операційної роботи HR та менеджерів.

Як це працює в Tallenta

У системі Tallenta управління відсутностями організоване як повністю автоматизований процес із прозорою логікою та мінімальним навантаженням на HR.

Крок 1: Співробітник заходить у свій особистий кабінет і створює заявку на відсутність.

Крок 2: Система автоматично перевіряє доступний залишок днів згідно з політиками компанії.

Крок 3: Менеджер отримує сповіщення на email або у системі та погоджує заявку в один клік.

Крок 4: Після затвердження статус автоматично оновлюється у профілі співробітника, відображається у календарі команди та синхронізується з Google Calendar.

Таким чином, leave-процеси не лише спрощуються, а й стають повністю контрольованими — без Excel, чатів і зайвого хаосу.

Процес №3: Performance management

Performance management — це більше, ніж просто оцінка ефективності працівника. У багатьох компаніях цей процес досі реалізується вручну: Google-форми, таблички, email-нагадування — без єдиного підходу чи системної аналітики. Такий формат не дає повної картини продуктивності, не виявляє проблем на ранніх етапах і створює зайве навантаження на HR-команди. У результаті — замість ефективного performance review маємо формальність, яка не приносить користі ні бізнесу, ні команді.

Автоматизований підхід до performance review дозволяє зробити зворотний зв’язок системним, прозорим і персоналізованим. У системі Tallenta це реалізовано через гнучкий функціонал, який охоплює весь цикл управління ефективністю:

• запуск регулярних performance review з шаблонами, автоматичними нагадуваннями й гнучкою логікою погоджень;

• моніторинг KPI та OKR;

• аналіз ефективності працівника в контексті роботи на проєктах: враховуються періоди відсутностей, навантаження, динаміка ролі в команді;

Завдяки такому підходу, performance management перестає бути “звітом по факту”, а стає інструментом зростання: як для компанії, так і для кожного окремого працівника.

Детальніше про метрики, OKR, KPI та формати зворотного зв’язку читайте в окремій статті: Моніторинг ефективності співробітників: найкращі практики та поради для вашого бізнесу

Як впровадити HR-автоматизацію без хаосу

Автоматизація HR-процесів — це не «одна кнопка, яка вирішить усе». Щоб перехід був справді ефективним, потрібна стратегія. Якщо зробити все одразу, без пріоритетів і чіткої логіки — отримаємо лише ще одну складну систему, яку не хоче використовувати ні HR, ні команда.

Ось чотири ключові кроки, які допоможуть впровадити HRM-систему без стресу та помилок.

Крок 1: Визначте, що болить найбільше

Перш ніж запускати HR-автоматизацію, варто проаналізувати, які процеси працюють повільно, непослідовно або надто сильно залежать від ручної роботи. Де HR-команда витрачає найбільше часу? Які задачі постійно повторюються, вимагають погоджень або спричиняють помилки? Це — ті точки, з яких варто починати впровадження системи.

Окрім тих процесів, які ми описали в першому розділі — онбординг, запити на відсутності та performance review, також найчастіше автоматизації потребують такі процеси, як:

• HR-документообіг — зберігання файлів у десятках папок, проблеми з оновленням інформації;

• єдине вікно звернень — коли всі запити (довідки, зміна банку, запит на day-off) ідуть напряму в HR, а не в системний трекінг;

• зберігання HR-даних — відсутність єдиного місця, де зібрані й оновлюються всі профілі, ролі, локації, статуси.

Саме з таких зон хаосу і варто починати — бо вони не просто “незручно”, вони реально гальмують зростання та створюють ризики. Хороша новина: ці процеси — одні з найлегших для автоматизації.

Крок 2: Оберіть HRM-систему з простим UI, гнучкими налаштуваннями та надійною підтримкою

Успішна автоматизація залежить не лише від функціоналу, а й від зручності впровадження. Якщо система складна, потребує місяців налаштувань і постійної підтримки технічної команди — вона просто не приживеться.

Обираючи HRM-рішення, звертайте увагу на кілька критичних факторів:

• Простий та інтуїтивний інтерфейс, який не потребує окремого навчання для кожного користувача — від HR до керівників;

• Гнучкість у налаштуваннях — можливість адаптувати процеси під структуру компанії, ролі, типи працівників, локації;

• Готові шаблони сценаріїв, які можна одразу запускати, і можливість створити свої — під будь-який HR-флоу;

• Оперативна підтримка, яка не залишає з відкритим тікетом на тиждень, а реально допомагає впроваджувати зміни;

• Легкість запуску — щоб перші автоматизовані процеси з’явилися не “колись”, а вже в перші тижні.

Саме так працює Tallenta. Уся логіка — no-code, інтерфейс — інтуїтивний, шаблони — готові до запуску, а підтримка — на зв’язку, щоб допомогти адаптувати систему під ваші реальні задачі.

Крок 3: Стартуйте з малого — впроваджуйте поступово

Найпоширеніша помилка в автоматизації — намагатися покрити все й одразу. Це перевантажує команду, сповільнює впровадження й створює відторгнення до самої системи.

Натомість варто почати з 1–2 процесів, які справді болять і мають найшвидші показники результативності. Наприклад:

• автоматизуйте онбординг — налаштуйте welcome-сценарій, задачі, нагадування та контроль прогресу;

• запустіть leave management — подача заявок, затвердження, календар команди, аналітика відсутностей.

Коли команда звикне до нового інтерфейсу й побачить реальну користь — можна масштабувати: підключати performance review, people analytics, офбординг, опитування, compensation review тощо.

Впроваджуйте поетапно — це не лише простіше, а й ефективніше.

Крок 4: Навчіть команду й збирайте фідбек щодо нововведень

Навіть найкраща HRM-система не працює, якщо її не використовують. Тому важливо не просто запустити процеси, а допомогти команді зрозуміти, як цим користуватися. Проведіть коротке навчання для команди: поясніть нову логіку процесів, покажіть, як автоматизація заощаджує час не лише HR, а й менеджерам, та презентуйте оновлені політики.

Також обов’язково збирайте фідбек: що зручно, що варто покращити, як автоматизація вплинула на команду.

У Tallenta фідбек можна інтегрувати прямо в систему — наприклад, після завершення онбордингу чи review.

Tallenta допоможе зібрати HR-хаос у єдину систему

Автоматизація HR — це не просто про ефективність. Це про стабільність процесів, кращий досвід для команди та більше часу для стратегічної роботи. Якщо ви відчуваєте, що HR-процеси розкидані між таблицями, месенджерами та вручну зібраними документами — саме час щось змінювати.

Команда Tallenta допоможе впорядкувати HR-процеси з нуля: від онбордингу й leave management до performance review та people-аналітики. Без зайвих інтеграцій, складних інструкцій і затяжного впровадження.

🚀 Готові зробити HR-просесси керованими, а не хаотичними?

👉 Запишіться на безкоштовну демо-зустріч — і ми покажемо, як це працює у вашому кейсі. Перейти до демо →